Teknik Negosiasi Sponsor

Setelah memiliki proposal yang baik, bagaimana cara untuk negosiasi dengan pihak sponsor ?

Teknik dalam menegosiasi adalah sebuah teknik yang sangat penting untuk dimiliki oleh seorang kader dakwah. Karena kemampuan kader untuk menguasai teknik ini sangat berarti untuk meningkatkan kepercayaan diri, kemampuan meyakinkan orang lain, kemampuan pengendalian emosi, dan jiwa optimis dalam berjuang. Terkesan berlebihan kah ? mungkin bagi beberapa orang iya, akan tetapi itulah yang saya rasakan ketika saya berhasil melewati sebuah proses panjang negosiasi dengan sebuah perusahaan. Saya akan mencoba memaparkan bagaimana teknik negosiasi ini dengan berdasarkan pengalaman pribadi saya bersama dua saudara perjuangan saya ketika masih tingkat 1 di ITB. Bersama Muhammad Luthfi Nur Imam dan Gumilar Rahmat Hidayat, kami bertiga memperjuangankan negosiasi sponsorship dengan sebuah provider seluler dalam sebuah kegiatan TRY OUT SPMB tahun 2006. Saat itu kami berhasil menggaet sponsor tunggal dengan total kerjasama hingga Rp.60.000.000. sebuah pencapaian terakhir dan terbesar untuk saya, karena setelah itu, saya lebih banyak fokus di bidang kaderisasi lembaga dakwah kampus.

Persiapan Pribadi

Langkah awal adalah menyiapkan pribadi Anda sebelum memulai sebuah langkah negosiasi yang panjang, pengalaman berbicara bahwa tenggang waktu untuk kerjasama sponsorship antara 1 hingga 3 bulan lamanya. Oleh karena itu secara pribadi perlu kiranya Anda menyiapkan diri sebaik mungkin.

1. Kemampuan komunikasi dan presentasi, ini syarat utama dan pertama bagi seorang yang akan bernegosiasi dengan sebuah perusahaan. Kemampuan komunikasi ini tidak sebatas Anda mampu berbicara di depan umum, akan tetapi sejauh mana Anda bisa mengeluarkan kalimat yang efektif dan dengan artikulasi dan intonasi yang tepat hingga Anda bisa meyakinkan lawan bicara Anda. Meyakinkan ini tidak cukup pula dengan olah suara yang baik, kemampuan eye contact dan body language dari diri Anda juga akan membantu proses meyakinkan lawan bicara ini. Cara paling mudah untuk mengetahui bahwa Anda sudah cukup layak untuk melakukan proses negosiasi ini adalah dengan latihan di depan cermin panjang yang memungkinkan Anda melihat diri Anda dar ujung kepala hingga ujung kaki. Perbanyak latihan akan sangat membantu persiapan Anda.

2. Posisikan diri Anda diatas lawan bicara Anda. Anda dan lembaga dakwah Anda TIDAK BUTUH UANG, Anda hanya menawarkan sebuah bentuk kerjasama yang akan menguntungkan perusahaan lawan bicara Anda. Ini adalah sugesti diri yang perlu dibangun. Ketika sepersekian detik saja Anda sempat berpikit bahwa Anda butuh uang, maka saat itulah Anda sudah kalah. Jangan pernah berada dalam kondisi defensif dalam negosiasi, selalulah muncul dengan ide dan usulan kerjasama yang lebih menguntungkan Anda dan lembaga dakwah Anda.

3. Optimis untuk mendapat yang terbaik. Buat target berapa Juta rupiah Anda akan bawa pulang setelah negosiasi dilakukan. dengan tetap berfokus pada target Anda akan terus berusaha untuk mendapat nominal tersebut atau tidak sama sekali. Trik ini bagus untuk membangun kepercayaan diri serta harga diri yang kuat saat negosiasi, saya teringat ketika negosiasi dulu, kami menolak tawaran Rp.30.000.000, karena memang fokus kami kerjasama diatas Rp.50.000.000. akan tetapi keyakinan kami mampu dibaca dan dihargai oleh pihak perusahaan hingga mereka negosiasi berakhir dengan kesepakatan yang kami inginkan.

4. Penampilan yang baik. Ini adalah salah satu syarat yang perlu dipenuhi dan akan menunjang semua syarat sebelumnya. Penampilan Anda adalah bentuk penghargaan Anda terhadap diri Anda dan juga menjadi nilai awal dari pihak perusahaan untuk menilai seberapa berharga diri Anda untuk diajak kerjasama. Penampilan yang akan mampu membuat Anda dihargai dan dinilai positif. Gunakan pakaian terbaik Anda, yang rapih dan bersih, serta beralaskan sepatu. Semir sepatu dan rapihkan rambut Anda, hindari penggunaan Jaket, gunakan sesuatu yang sederhana akan tetapi menunjukkan citra elegan dari diri Anda. Ini adalah bentuk penyesuaian dengan kondisi di perusahaan, agar Anda tidak tampak sebagai seorang Asing di perusahaan tersebut.

Proses Negosiasi

Saya mencoba membagi fase negosiasi ini dalam empat tahap, yakni; (1) tahap pengajuan proposal, (2) tahap penindaklanjutan proposal, (3) tahap negosiasi, dan (4) tahap kesepakatan kontrak kerjasama. Ini adalah proses yang biasa dijalankan dalam negosiasi sponsorship dari awal hingga bisa dikatakan deal yang ditegaskan dengan ditandatanginya kontrak kerjasama.

Tahap Pengajuan Proposal.

Sebelum mengajukan proposal Anda diharapkan dapat memiliki list calon sponsor, sesuaikan perusahaan yang Anda ajak kerjasama dengan kegiatan yang akan diadakan. Buat list dengan nama dan nomor kontak yang akan dihubungi, sebisa mungkin Anda memiliki kenalan salah seorang dari perusahaan tersebut untuk mempermudah kerjasama, akan tetapi bisa juga melalui jalur biasa, yakni mengajukan langsung saja ke bagian marketing atau pemasaran dari perusahaan tersebut.

Anda bisa membuat janji dengan kenalan Anda untuk bertemu dan memberikan proposal pengajuan kerjasama. Jelaskan secara umum saja tentang kegiatan yang akan dilakukan, biasanya Anda akan diminta menunggu terlebih dahulu. Rentang waktu ini bertujuan agar pihak perusahaan mempelajari proposal yang Anda ajukan. Tanyakan kepada pihak perusahaan kapan Anda bisa menghubungi perusahaan itu kembali untuk mendapat kepastian. Tegaskan tanggal dan waktu yang telah disepakati untuk meyakinkan kedua belah pihak. Sekaligus penegasan komitmen bersama.

Jika Anda mengajukan proposal tanpa kenalan, pesan saya, jangan pernah titipkan ke bagian keamanan. Pastikan Anda bertemu dengan orang yang tepat, apakah itu bagian penjualan, pemasaran atau humas. Kenalan dengan nya dan catat nomor teleponnya serta tanyakan kapan Anda bisa menghubungi kembali untuk kepastian selanjutanya. Jangan lupa untuk kenalkan diri Anda dan gambaran umum kegiatan yang akan dilakukan.

Tahap penindaklanjutan proposal

Ini adalah tahap yang sangat tidak jelas, karena semua tergantung dari pihak perusahaan, Anda hanya bisa berdoa agar diberikan yang terbaik oleh Allah. Setelah mengajukan proposal, Anda telah sepakat untuk menghubungi kembali pada waktu yang telah ditentukan, pastikan Anda menghubungi pihak perusahaan pada waktu yang sangat tepat. Ketepatan waktu ini membuktikan kedisplinan diri Anda di mata pihak perusahaan. Mulailah percakapan denga sedikit basa-basi dan memperkenalkan diri, lalu barulah bertanya tentang kelanjutan proposal yang telah diajukan sebelumnya. Ada tiga jawaban yang mungkin Anda dengar ;

a. “maaf kebetulan perusahaan kami belum bisa menerima kerjasama yang ada”. Jika jawabannya seperti ini maka Anda bisa mencoret perusahaan ini dari list Anda, jangan patah semangat coba cari ke yang lain.

b. “maaf, manager kami baru pulang dari luar kota, jadi belum sempat dibaca, bagaimana kalau besok lusa Anda menghubungi lagi”. Jika jawabannya seperti ini berarti masih ada harapan, tugas Anda selanjutnya adalah menghubungi kembali pada waktu yang telah ditentukan.

c. “ya mas, kami tertarik untuk kerjasama ini, kapan kira-kira kita bisa bertemu untuk membahas lebih lanjut?”. Jika jawabannya seperti ini makan 50% dari proses sudah terlewati. Berikan kesempatan kepada perusahaan untuk menentukan waktu pertemuan, dan Anda harus siap untuk memenuhi permintaan perusahaan. Hal ini dilakukan untuk menunjukkan bahwa Anda ready steady kapanpun untuk kerjasama ini. Sebuah poin plus dimata perusahaan.

Tahap negosiasi

Setelah ada kesepakatan untuk audiensi, maka kemampuan negosiasi Anda yang sesungguhnya diuji. Pastikan Anda bersama pemegang kebijakan strategis lembaga ketika bernegosiasi, karena ada kemungkinan kerjasama yang dilakukan akan melibatkan lembaga secara keseluruhan. Hal yang perlu Anda siapkan adalah poin detail dari kerjasama yang ada, siapkan kemungkinan pertanyaan yang bisa muncul seperti kesiapan panitia, target peserta real¸kemungkinan kegiatan berhasil, dukungan rektorat, dan lainnya. Selain itu siapkan bahan khusus untuk kerjasama lanjutan yang bisa membuat paradigma bahwa pihak perusahaan akan untung besar dengan kerjasama yang akan dibuat. Saya dulu membuat slide presentasi dimana total slide sebanyak 21 buah, yang terdiri dari 18 slide keuntungan untuk sponsor, dan 3 slide berisi hal yang kami harapkan bisa dipenuhi oleh pihak perusahaan. Ini sebuah trik yang mampu membuat sugesti bahwa, perusahaan mendapatkan banyak hal dan sebanding dengan apa yang di investasikan.pastikan kedudukan Anda selalu diatas pihak perusahaan dari segi psikologis, jangan tunjukkan bahwa Anda butuh uang.

Proses negosiasi ini biasanya memakan waktu yang cukup lama, dan butuh beberapa kali audiensi, oleh karena itu siapkan stamina dan ide ide serta solusi kerjasama cerdas yang dapat menguntungkan kedua belah pihak dan tentunya lebih menguntungkan untuk kegiatan Anda. Proses negosiasi ini berakhir ketika terjadi sebuah kesepakatan antar kedua belah pihak.

Tahap kesepakatan kontrak kerjasama

Tahap terakhir, ketika tanda-tangan sudah dibubuhkan maka negosiasi sukses. Pelajari kontrak dengan baik, karena kontrak merupakan alat hukum. Pastikan tidak ada multi intrepertasi makna dari kontrak yang ada, atau merugikan pihak Anda. Setelah semua clear,kontrak dapat ditanda tangani. Dan tugas selanjutnya adalah memenuhi segala persyaratan yang ada. Ketika kepercayaan pihak sponsor sudah diberikan, maka jangan kecewakan mereka dengan ketidak profesionalan Anda dan lembaga.